Mẫu giấy trình cục Nhật Bản là tài liệu xác nhận rằng người nộp đơn đủ điều kiện để được cấp loại visa tương ứng tại Nhật. Không có giấy trình cục, khả năng được cấp visa sẽ rất thấp. Vì vậy, hiểu rõ về giấy trình cục và quy trình xin cấp là điều vô cùng cần thiết trong bất kỳ hành trình nào đến xứ sở hoa anh đào. Cùng Minta Legal tìm hiểu rõ hơn nhé!
Giải mã giấy trình cục
Thành phần chính của giấy trình cục
Giấy trình cục Nhật Bản gồm nhiều thành phần quan trọng như mã số, ký hiệu chữ cái, thông tin cá nhân của người nộp đơn xin visa.
Mã số trên giấy trình cục gồm 16 chữ số, trong đó 8 chữ số đầu là mã số được cấp cho cơ quan hay tổ chức liên quan đến việc xin visa. Ví dụ như trường đại học nếu xin visa du học, công ty nếu xin visa lao động, v.v. 8 chữ số còn lại là số thứ tự của hồ sơ xin cấp COE tại cơ quan đó.
Ký hiệu chữ cái bao gồm 3 ký tự, mỗi ký tự đại diện cho một loại visa khác nhau. Cụ thể, “TS” tương ứng với visa du học, “EM” là visa lao động, “ER” là visa kỹ sư, “HS” là visa hướng dẫn viên du lịch, “SP” là visa đoàn tụ gia đình, v.v.
Bên cạnh đó, giấy trình cục cũng ghi rõ thông tin cá nhân như tên, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ của người nộp đơn xin cấp visa.
Ý nghĩa của mã số và ký hiệu
Mã số và ký hiệu chữ cái đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ xin cấp COE. Đây có thể coi là “chìa khóa” để tra cứu thông tin, cập nhật tiến độ từng bước một của hồ sơ.
Cụ thể, với mã số, người nộp đơn có thể xác minh xem hồ sơ đã được tiếp nhận và xử lý hay chưa. Người này cũng có thể biết hồ sơ của mình đang ở khâu nào trong quy trình xét duyệt dài và phức tạp.
Còn với ký hiệu chữ cái, điều này giúp phân loại và xác định chính xác loại visa mà người nộp đã nộp hồ sơ xin cấp. Từ đó, cơ quan xét duyệt sẽ đánh giá hồ sơ theo đúng tiêu chí tương ứng cho từng loại visa khác nhau.
Quy trình xin giấy trình cục Nhật Bản
Các bước nộp hồ sơ xin COE
Để được cấp giấy trình cục quan trọng này, người nộp đơn cần tuân thủ quy trình với nhiều bước cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đây là bước then chốt đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận. Hồ sơ xin cấp COE bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau tùy thuộc vào mục đích xin visa.
Đối với du học sinh, cần chuẩn bị hồ sơ nhập học gồm giấy nhập học, chứng minh tài chính, bảng điểm, và các giấy tờ liên quan khác.
Đối với lao động, cần hợp đồng lao động, giấy tờ về kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn.
Đối với diện đoàn tụ gia đình, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh mối quan hệ thân nhân như giấy khai sinh, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, v.v.
Tất cả giấy tờ này đều bắt buộc phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng theo đúng quy định mới được chấp nhận.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ, người nộp đơn có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới:
- Các cơ quan đại diện của Nhật Bản như Tổng lãnh sự quán, Đại sứ quán tại quốc gia nơi người nộp đơn cư trú.
- Hoặc nộp trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh Nhật Bản trong một số trường hợp đặc biệt.
Bước 3: Chờ đợi kết quả
Sau khi nộp xong hồ sơ, người nộp đơn buộc phải kiên nhẫn chờ đợi kết quả xét duyệt từ cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Quá trình này có thể mất từ vài tuần cho đến vài tháng tùy theo tình trạng đông vắng của hồ sơ tại từng cục xuất nhập cảnh Nhật.
Trong giai đoạn chờ đợi, người nộp hồ sơ có thể kiểm tra tình trạng của mình thông qua việc sử dụng mã số COE để tra cứu trên website chính thức của cục xuất nhập cảnh. Khi hồ sơ được chấp thuận, giấy trình cục sẽ được gửi tới địa chỉ đã đăng ký. Ngược lại, trường hợp bị từ chối sẽ nhận được thư từ chối cấp giấy trình cục kèm lý do cụ thể.
Lưu ý: Tuyệt đối không được phép có bất kỳ sai sót, thiếu sót nào trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ bởi điều này sẽ khiến cho thời gian xét duyệt bị kéo dài hoặc thậm chí bị từ chối cấp giấy trình cục ngay từ đầu.
Thủ đoạn làm giả mẫu giấy trình cục nhật bản và cách phát hiện
Trên thực tế, do tầm quan trọng của giấy trình cục Nhật Bản, đã có không ít đối tượng lợi dụng việc xin cấp COE để trục lợi bằng cách làm giả giấy tờ này. Dưới đây là một số thủ đoạn phổ biến và cách phát hiện:
Thủ đoạn làm giả COE:
- In, photocopy giấy trình cục bằng mực, giấy kém chất lượng
- Sao chép nội dung thông tin từ giấy trình cục thật
- Chỉnh sửa, thay đổi một số thông tin trên giấy trình cục thật
- Đánh tráo giấy trình cục thật của người khác với hồ sơ của mình
Cách phát hiện:
Đối chiếu với hồ sơ gốc
Đầu tiên, hãy đối chiếu kỹ thông tin trên giấy trình cục với hồ sơ gốc đã nộp lên cơ quan xét duyệt. Nếu có bất kỳ sự khác biệt về tên, ngày sinh, địa chỉ,…thì rất có khả năng giấy trình cục đó là giả.
Kiểm tra chi tiết giấy tờ
Tiếp theo, kiểm tra tỉ mỉ chất liệu giấy, mực in, hoa văn, đặc điểm bảo mật. Giấy trình cục thật luôn in trên giấy chất lượng cao, mực đậm nét, hoa văn sắc nét và có các đặc điểm bảo mật khó làm giả.
Tra cứu tình trạng online
Cuối cùng, hãy tra cứu tình trạng hồ sơ online của mình bằng cách nhập mã số COE vào hệ thống của cục xuất nhập cảnh Nhật. Nếu không tìm thấy thông tin tương ứng trên hệ thống, đó chính là giấy trình cục giả mạo.
Nếu phát hiện giấy trình cục giả, người dân cần lập tức báo cáo với các cơ quan chức năng để xử lý và ngăn chặn các hành vi lừa đảo, làm giả giấy tờ quan trọng. Đồng thời, cũng cần cảnh báo cộng đồng về những đối tượng này để mọi người cảnh giác, tránh bị lừa gạt.
Kết luận
Trên đây là bài viết về mẫu giấy trình cục nhật bản của Minta Legal đã biên soạn và đã thông qua đội ngũ Luật sư của chúng tôi kiểm duyệt. Hi vọng qua bài viết này sẽ hỗ trợ cho các bạn những thông tin cần thiết. Nếu đọc qua bài viết còn thắc mắc vấn đề gì hãy call/zalo cho chúng tôi để nhận tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé. Trân trọng!
Luật Minta (Minta Legal) hơn 8 năm phát triển bền vững, luôn đi đầu trong các lĩnh vực luật doanh nghiệp, giấy phép con, sở hữu trí tuệ, thuế – kế toán…Minta Legal luôn đồng hành cùng bạn xuyên suốt chặng đường. Cống hiến những giải pháp tốt nhất, toàn diện nhất!
